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Série RAD · Reforma tributária

Como preparar sua empresa para o RAD: sistemas, controles internos e obrigações acessórias

2 de novembro de 2026 · 7 min de leitura · Equipe GSA

A preparação para a Reforma Tributária começa dentro da empresa

A implementação da Reforma Tributária exige mais do que atualizar alíquotas e adequar os sistemas de emissão de notas fiscais. As empresas precisarão rever seus processos de compras, pagamentos, escrituração e controle dos créditos tributários.

Entre os temas que merecem atenção está o recolhimento pelo adquirente, conhecido como RAD.

Previsto no art. 36 da Lei Complementar nº 214/2025, o mecanismo permite que o adquirente sujeito ao regime regular da CBS recolha o tributo da operação quando o instrumento de pagamento utilizado não permitir a segregação e o recolhimento pelas modalidades previstas para o split payment. A legislação também contempla o recolhimento pelo adquirente no contexto do IBS.

O RAD evidencia uma mudança importante: as informações fiscais, financeiras e contábeis precisarão estar cada vez mais conectadas para que a empresa consiga controlar corretamente seus pagamentos e créditos.

1. Mapeamento das operações e dos riscos tributários

O primeiro passo é identificar como a empresa realiza suas compras e contrata seus serviços.

É recomendável mapear os principais fornecedores, os volumes financeiros envolvidos, os instrumentos de pagamento utilizados, os documentos fiscais recebidos e os procedimentos adotados para aprovação e liquidação das obrigações.

Esse levantamento permite identificar operações que podem demandar maior controle e avaliar se os sistemas atuais conseguem acompanhar o documento fiscal, o pagamento e o eventual recolhimento pelo adquirente.

A análise também deve considerar o regime tributário dos fornecedores e dos clientes, pois as consequências comerciais da Reforma Tributária podem variar de acordo com a posição de cada empresa na cadeia de fornecimento.

O objetivo não é adotar o RAD indiscriminadamente, mas determinar em quais situações ele poderá ser utilizado e quais procedimentos serão necessários.

2. Integração entre compras, fiscal, financeiro e contabilidade

Um dos principais riscos está na falta de comunicação entre as áreas responsáveis pela mesma operação.

A área de compras pode aprovar um pedido, o fiscal pode registrar a nota, o financeiro pode liquidar a obrigação e a contabilidade pode reconhecer a operação. Se cada etapa utilizar informações diferentes, a empresa poderá enfrentar dificuldades para conciliar os valores e comprovar o tratamento tributário adotado.

Para reduzir esse risco, é importante estabelecer um fluxo integrado que contemple:

• Conferência do pedido de compra, contrato e documento fiscal.
• Validação dos valores e do tratamento tributário da operação.
• Identificação da modalidade de pagamento e recolhimento aplicável.
• Aprovação financeira conforme os procedimentos internos.
• Registro do pagamento ao fornecedor e do eventual recolhimento tributário.
• Conciliação dos registros fiscais, contábeis e financeiros.
• Acompanhamento da apropriação e utilização dos créditos tributários.

Esses procedimentos devem ser compatíveis com as regras legais e com os sistemas oficiais disponibilizados para o IBS e a CBS.

3. Revisão dos sistemas de gestão e dos cadastros

O ERP e os demais sistemas utilizados pela empresa deverão estar preparados para processar as informações exigidas pela nova sistemática.

A revisão deve contemplar os cadastros de produtos e serviços, as classificações tributárias, as regras de cálculo, os dados dos fornecedores, os documentos fiscais eletrônicos e a integração com os módulos financeiro e contábil.

Também será importante avaliar se os sistemas permitem relacionar cada documento fiscal aos pagamentos correspondentes e identificar eventuais recolhimentos realizados pelo adquirente.

A empresa deve verificar com seus fornecedores de tecnologia quais funcionalidades já estão disponíveis, quais dependem de atualização e quais procedimentos ainda aguardam definição técnica pelos órgãos competentes.

A simples atualização do software não garante conformidade. Os cadastros, as parametrizações e os procedimentos internos também precisam ser revisados e testados.

4. Quais obrigações acessórias poderão mudar?

A Reforma Tributária prevê uma transformação relevante na forma de prestar informações ao Fisco. Entretanto, é necessário distinguir as alterações já previstas ou divulgadas oficialmente daquelas que ainda dependem de regulamentação e definição técnica.

Documentos fiscais eletrônicos

A NF-e, a NFC-e, o CT-e, a NFS-e e outros documentos abrangidos pelo cronograma oficial estão passando por adequações relacionadas à Reforma Tributária.

As empresas devem acompanhar os novos campos, códigos, classificações tributárias, regras de validação e versões de leiaute aplicáveis às suas operações.

Essas mudanças são relevantes para o RAD porque a identificação correta da operação e dos tributos incidentes constitui parte essencial do controle fiscal.

Apuração do IBS e da CBS

A nova sistemática prevê a apuração dos tributos com base nas informações das operações, utilizando mecanismos de apuração assistida e sistemas oficiais.

A empresa deverá conferir as informações disponibilizadas, acompanhar os débitos e créditos relacionados às operações e identificar divergências entre seus controles internos e os registros apresentados nos ambientes oficiais.

O processo de apuração exigirá atenção especial às operações cujo recolhimento tenha sido realizado por modalidade diferente do pagamento ordinário do contribuinte.

Declarações e escriturações existentes

A implementação da Reforma Tributária poderá exigir adaptações nas obrigações acessórias atuais, conforme os tributos substituídos e o cronograma de transição.

Isso não significa, porém, que todas as declarações atuais serão automaticamente extintas ou substituídas em uma única data.

Durante a transição, as empresas deverão observar as obrigações correspondentes aos tributos que continuam sendo apurados e recolhidos, bem como os novos procedimentos aplicáveis à CBS e ao IBS.

A continuidade, substituição ou alteração de cada obrigação deverá ser confirmada com base nos atos normativos e nos cronogramas oficiais pertinentes.

Declaração de Regimes Específicos (DeRE)

Empresas que realizam operações sujeitas a regimes específicos devem acompanhar as orientações oficiais relativas à DeRE e às respectivas fases de implementação.

A necessidade de entrega e o conteúdo exigido dependerão do enquadramento da operação e das regras aplicáveis a cada regime. Portanto, não se deve presumir que todas as empresas estarão obrigadas a apresentar essa declaração.

Controles internos e registros contábeis

Mesmo quando não houver uma nova declaração específica exigida exclusivamente em razão do RAD, a empresa precisará manter informações suficientes para demonstrar a correspondência entre a operação, o documento fiscal, o pagamento, o recolhimento e o crédito tributário.

Por isso, os controles internos e as rotinas de conciliação deverão ser revistos em conjunto com as obrigações fiscais formais.

5. Contratos e políticas de pagamento também precisam ser revistos

A adequação não deve ficar restrita aos departamentos fiscal e contábil.

Os contratos de fornecimento e prestação de serviços poderão precisar de ajustes para esclarecer procedimentos de conferência documental, prazos de aprovação, tratamento de divergências e responsabilidades operacionais.

Também é recomendável revisar as políticas de pagamento para identificar quem poderá autorizar o recolhimento pelo adquirente, como os valores serão calculados e quais evidências deverão ser arquivadas.

Esses cuidados são particularmente relevantes para empresas com grande volume de fornecedores ou que operam com contratos de longo prazo.

A revisão contratual deve respeitar a legislação aplicável e não pode ser utilizada para transferir responsabilidades tributárias de maneira incompatível com as regras legais.

6. Como organizar um plano de preparação

A empresa pode estruturar sua preparação em cinco etapas:

• Etapa 1 — Diagnóstico: mapear operações, fornecedores, clientes, documentos fiscais e processos de pagamento.
• Etapa 2 — Avaliação de riscos: identificar falhas de integração, divergências recorrentes, riscos de perda ou atraso no aproveitamento de créditos e impactos sobre o fluxo de caixa.
• Etapa 3 — Adequação de sistemas: revisar cadastros, parametrizações, leiautes fiscais, integrações e recursos de conciliação.
• Etapa 4 — Revisão de procedimentos: atualizar políticas de compras, pagamentos, validação fiscal, escrituração e acompanhamento de créditos.
• Etapa 5 — Testes e monitoramento: executar testes com operações reais ou simuladas, corrigir inconsistências e acompanhar a evolução da regulamentação.

O cronograma deve considerar o porte da empresa, a complexidade das operações e as datas oficiais de obrigatoriedade aplicáveis a cada documento ou procedimento.

7. O RAD exige uma visão integrada da gestão empresarial

A Reforma Tributária reforça a importância de controles internos consistentes, sistemas integrados e informações confiáveis.

O RAD não deve ser tratado isoladamente, pois sua aplicação se relaciona à gestão dos créditos tributários, à liquidação das obrigações e à organização financeira das aquisições.

Empresas que iniciarem a preparação com antecedência poderão identificar problemas antes que eles afetem o fluxo de caixa, as relações comerciais ou a conformidade fiscal.

A recomendação é acompanhar continuamente a regulamentação, confirmar os procedimentos oficiais aplicáveis e desenvolver um plano de adequação compatível com a realidade operacional de cada negócio.

Base legal principal: Lei Complementar nº 214/2025, arts. 27, 36, 47 e 48; Decreto nº 12.955/2026; orientações e cronogramas oficiais da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS.